Le livre de police informatique

Le cadre législatif de l’activité de négoce automobile évolue rapidement et les négociants VO ne sont pas toujours informés de tout.

Nous aborderons dans une série d’articles les différents sujets cadrant l’activité du négoce. Le premier de cette série est le livre de police automobile informatique !

En effet, tous les négociants automobiles qui possèdent des véhicules d’occasion sont dans l’obligation de tenir jour par jour un livre de police. Pour faire simple, celui-ci décrit les entrées et sorties du parc des véhicules achetés et vendus.

L'identification du véhicule :

Le numéro de VO appelé aussi numéro de police. Celui-ci doit être affecté à chaque véhicule de façon chronologique par rapport à la date d’entrée au parc du véhicule ;
La date d’entrée du véhicule sur le parc (à ne pas confondre avec la date d’achat du véhicule !).

La description du véhicule avec les champs suivants :

marque,
modèle,
version,
couleur,
kilométrage,
immatriculation,
type mine ainsi que le Vin (numéro de série),
et depuis 2014, il faut aussi faire apparaître le pays d’origine du véhicule.

Les informations du fournisseur

Pour un professionnel, il doit renseigner ses coordonnées complètes et son numéro de Siret.
Pour un particulier, ses coordonnées et son numéro de pièce d’identité.

Le montant de l’achat

Enfin, saisir le montant de votre achat sans oublier le mode de règlement de celui-ci.

Sachez que les informations de sortie ne sont pas une obligation légale mais elles permettent plus de transparence en cas de contrôle. Sur cette partie, le nombre de champs est beaucoup plus restreint. Il suffit de renseigner :

Le client final : en respectant les mêmes règles que le fournisseur à l’entrée. Ne pas oublier la date de sortie,
La destination : vente, dépôt/vente, restitution (dans le cadre d’une annulation de vente)
Le prix de vente
La date de vente

Votre livre de police comporte tous les champs obligatoires pour la tenue de votre activité.

Le classique livre manuscrit numéroté et paraphé par l’administration (mairie, gendarmerie, commissariat, etc.) est le plus répandu. Celui-ci doit être tenu jour par jour par la même personne (pour une question d’écriture uniforme) sans blanc ni rature.

Ainsi, toute erreur d’écriture doit être barrée à l’aide d’une règle pour faciliter le contrôle et montrer l’erreur de saisie manuscrite. Il vous suffit alors de prendre une ligne supplémentaire pour continuer la chronologie de celui-ci.

Attention, beaucoup de livres de police manuscrits ne sont plus à jour. Comme évoqué plus haut, le pays d’origine du bien doit être écrit et il n’est pas toujours mentionné !

Moins répandu, le livre de police informatique tenu par un logiciel est beaucoup plus pratique car cela évite la ressaisie des véhicules. Bien entendu, le logiciel doit contenir une séquence numérotée chronologique des biens et être identifiable par numérotation des pages.

L’utilisateur doit être capable de le présenter à tous moments, sous format informatique de type PDF ou imprimé. Quand on parle d’impression, on ne fait plus référence aux imprimantes matricielles à papier listing. Une simple impression suffit.

Pour cela, vous devez faire une déclaration de votre logiciel à la C.N.I.L en vertu de l’article 23 Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Dès réception, la C.N.I.L vous adressera par mail ou courrier un récépissé. A réception, vous pourrez passer directement sur cette pratique d’édition informatisée.

Cependant, vous êtes toujours tenu responsable de votre activité ainsi que la législation qui encadre votre métier.

Source : Légifrance

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