Gestion des stocks, suivi des véhicules loués ou vendus, création de devis, facturation… En tant qu’entreprise du secteur automobile, gestionnaire de parc automobile, concessionnaire ou négociant indépendant, vous êtes amenés à réaliser de nombreuses tâches administratives pour la bonne gestion de votre activité.
Pour assurer performance et rentabilité de votre société, il est important de choisir le bon outil.
Excel VS logiciel de gestion automobile : le comparatif
Excel : un logiciel qui a ses limites
Excel et d’autres logiciels libres type tableurs sont régulièrement utilisés par de nombreuses entreprises.
Ce tableur édité par Microsoft permet d’éditer des feuilles de calcul XLS. Il intègre des fonctions de calcul, de représentations graphiques, d’analyse de données (tableaux croisés) et de programmation.
S’il nécessite une licence payante à l’usage, il en existe des versions gratuites développées par différentes communautés (Appache OpenOffice par exemple).
Le logiciel Excel permet notamment d’établir des factures, de réaliser des planning détaillés sous la forme de tableau ou encore des devis et des fiches clients.
Grâce à son système de formules, il est possible de configurer et “d’automatiser” les calculs souhaités.
Pourtant, le logiciel présente de sérieuses limites, à commencer par son interface rapidement “brouillon” et peu lisible pour peu que l’on ajoute de nombreuses lignes ou colonnes.
Difficulté à garder un fichier client ou prospect clair et lisible s’il y a de nombreux commentaires ; problème pour suivre ses stocks à moins de tenir à jour manuellement son fichier ; impossibilité d’ajouter des fichiers annexes dans son document ; obligation de créer un nouveau fichier pour chaque nouvelle tâche (création d’un devis, d’une facture, nouveau client, etc.)...
Si Excel peut être utile pour gérer sa comptabilité, ses faiblesses le pénalisent face à des logiciels tout-en-un incluant ces fonctionnalités basiques et ce de façon plus intuitive.
Les logiciels de gestion VO / VN proposent une approche plus complète dans la gestion d’entreprise.
KeplerVO : un logiciel de gestion tout-en-un pour le secteur automobile
KeplerVO est une solution de gestion pensée pour le secteur automobile.
Véritable logiciel métier, il vous accompagne dans la gestion complète de votre activité.
100 % web, il est utilisable sur smartphones, tablettes et ordinateurs et vous permet de centraliser toutes vos tâches :
- saisie des véhicules (référentiel Autovista, mise à jour automatiques) ;
- gestion des ventes et locations de véhicules ;
- gestion de vos annonces ;
- suivi des réparations en atelier ;
- acheminement des véhicules ;
- actions commerciales : suivi clients, campagnes d’emailing ;
- identification rapide des voitures (par VIN, par immatriculation…) ;
- tâches administratives : création de contrat, devis, factures en quelques clics, livre de police ;
- etc.
Facile à prendre en main grâce à une interface moderne et intuitive, KeplerVO vous fera gagner du temps au quotidien.
Janvier 2018 : la fin des logiciels libres de comptabilité
A compter du 1er janvier 2018, le “projet de loi de finances pour 2016” entrera en application. Il sonne la fin de l’utilisation des logiciels libres de comptabilité et de caisse comme Excel.
Qu’est-ce qui change ?
Désormais, les entreprises devront faire appel à un logiciel certifié par un organisme accrédité ou posséder une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel.
En effet, les logiciels de gestion ou systèmes de caisse devront répondre à 4 critères précis :
- l’inaltérabilité,
- la sécurisation,
- la conservation,
- et l’archivage des données.
Une mesure visant à lutter contre la dissimulation de recettes à la TVA, rendue possible par certains logiciels, permettant de retirer des recettes de leur comptabilité et ainsi reconstituer les tickets de caisse sans que cette manipulation soit décelable.
Article 38 du projet de loi de finances
L’article 38 du projet de loi de finances pour 2016 stipule :
“Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.
Le fait, pour une personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée, de ne pas justifier, par la production de l'attestation ou du certificat prévu au 3° bis de l'article 286, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu'elle détient satisfont aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données prévues par ces mêmes dispositions est sanctionné par une amende de 5 000 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse.”
Terminée donc, l’édition de facture depuis Excel ou d’autres logiciels libres de comptabilité.
A noter qu’une amende de 5 000 € est prévue en cas de défaut d’attestation ou certificat.
KeplerVO : votre logiciel certifié pour gérer votre comptabilité et vos factures
Profitez de l’été pour réaliser votre transition en adoptant KeplerVO, notre logiciel tout-en-un vous permettant de gérer comptabilité et facturation de façon complète et intuitive.
Notre logiciel répond aux 4 critères énoncés dans le projet de loi de finances et sera certifié dès janvier 2018.
Accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, notre logiciel VO / VN vous accompagne sur tout support tout au long de votre activité.
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